Auswahlprozess

In einen Auswahlprozess sollten mehrere Personen eingebunden werden. Dabei wird unterschieden zwischen denen, deren Teilnahme wünschenswert ist, und denen, die dabei sein müssen.

Es sollte eine Person bestimmt werden, die sich um alle organisatorischen Fragen kümmert (Koordinator*in).

Der/Die Koordinator*in sollte mit der für die Stelle entscheidungsbefugten Person gemeinsam die Personen benennen, die am Auswahlverfahren teilnehmen sollen. Dies sind in der Regel die Vorgesetzten der zukünftigen Stelleninhaberin/des zukünftigen Stelleninhabers und ggf. eine weitere Person aus dem Arbeitsbereich. Je nach zu besetzender Stelle können weitere Personen hinzugezogen werden.

Außerdem sind junge Menschen bei personellen Entscheidungen, die in den Bereich der Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und jungen Erwachsenen fallen, zu beteiligen (KJG: Kinder- und Jugendgesetz der Nordkirche).

Geht die Bewerbung von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen ein, ist – sofern vorhanden – die Vertrauensperson für Menschen mit Behinderungen an der Auswahl zu beteiligen.
Zudem wird empfohlen, der MAV (Mitarbeitendenvertretung) ein Teilnahmerecht an den Gesprächen zu gewähren, da Sie dann den Antrag auf Zustimmung zur Einstellung an die MAV nicht mehr so umfangreich begründen müssen.

Bei der Einstellung von Gemeindepädagog*innen und Diakon*innen sind die zuständigen Beauftragen oder die zuständigen Fachstellen mit einzubeziehen (§18 DGpDG).

Überlegen Sie sich gut, wer alles betroffen sein kann und wer mit eingebunden werden sollte.

Bei der in der Ausschreibung genannten Bewerbungsfrist handelt es sich in der Regel um eine Ordnungs- und nicht um eine Ausschlussfrist. Das heißt, dass Bewerbungen, die nach dem Ende der Bewerbungsfrist eingehen, noch zu berücksichtigen sind. Erst, wenn das Bewerbungsverfahren schon weit fortgeschritten ist, besteht das Recht, Bewerbungen zurückzuweisen bzw. nicht mehr zu berücksichtigen.

Nach erfolgter Entscheidung im Auswahlverfahren muss die MAV der Einstellung zustimmen. Ohne eine Entscheidung der zuständigen MAV kann ein Arbeitsvertrag nicht geschlossen werden. Dies gilt auch bei Änderungen und Anpassungen eines Vertrages.

Nach der Zustimmung der MAV fertigt die zuständige Personalverwaltung einen Arbeitsvertrag und veranlasst alles, was rechtlich für die Einstellung erforderlich ist.

Nachdem die Bewerbungen für eine zu besetzende Stelle eingegangen sind, muss eine Auswahl getroffen werden.

Dieser Prozess findet in der Regel im Team statt (siehe hierzu Absatz "Mit-Entscheidung"). Es kann also folgendermaßen vorgegangen werden:

• verschlüsselte Weitergabe der Bewerbungen an Mit-Entscheider*innen
• gemeinsames Durchgehen aller Bewerbungen - dies stellt zum einen eine Wertschätzung aller Bewerbungen dar und sorgt darüber hinaus dafür, dass die Kriterien aller Personen für die Vorauswahl gehört werden
• Festlegung aller Beteiligten auf eine Reihenfolge der Bewerbungen und Übersendung dieser Rangliste mit den drei bis fünf passendsten Bewerbungen an den/die Koordinator*in
• Festlegung einer Auswahl von Personen der oben genannten Rangliste, die zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden.

(Weichen die einzelnen Ranglisten sehr voneinander ab, macht es Sinn, sich vor dem Verschicken der Einladung kurz im Team darüber zu informieren).

Für eine gute Abstimmung untereinander sollte man sich bereits im Vorwege im Team auf die Kriterien für eine Vorauswahl verständigen.

Für eine Position in der Gemeinde können zum Beispiel folgende Kriterien bei der Auswahl helfen:

• Erfahrung in der Jugend(verbands)arbeit
• Erfahrung in der Netzwerkarbeit
• Erfahrung mit Finanz- und Fördermitteln
• ggf. evangelisches Profil/Kirchenzugehörigkeit (mehr hierzu siehe AGG und Mitarbeitsanforderungsgesetz (MAnfG))
• sonstige gewünschte Qualifikation

Wichtig ist, dass das in der Stellenausschreibung genannte Anforderungsprofil (insbesondere hinsichtlich der Qualifikation und weiterer geforderter überprüfbarer Voraussetzungen) für das gesamte Auswahlverfahren binden ist. Personen, die dieses Anforderungsprofil nicht erfüllen, dürfen nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden!

Im Anschluss sollte sich im "Mit-Enscheiderteam" über gemeinsame Termine für das Gespräch verständigt werden, bevor die Einladung zum Gespräch an die potentiellen Kandidat*innen herausgehen.

Nachdem eine Auswahl potentieller Bewerber*innen getroffen wurde, sollten diese zu einem Gespräch eingeladen werden. Verschicken Sie rechtzeitig die Einladungen zu den Gesprächen an alle Beteiligten.

Folgende Elemente sollten in der E-Mail für die Einladung zum Bewerbungsgespräch aufzuführen:

• Datum und Uhrzeit
• Ort
• Ansprechperson (Name und Telefonnummer)
• Bitte um die Bestätigung des Termins seitens der Kandidat*innen
• mögliche Aufgaben/Fragen, auf die sich Bewerber*innen vorbereiten können
• ggf. Hinweis auf Hygieneregeln (Corona)

Aufgaben können zum Beispiel eine kurze Andacht für den Beginn einer Konfi-Stunde, Ideen für eine Ferienfreizeit oder Impulse für die Umsetzung einer partizipativen Jugendarbeit in der Gemeinde sein. Beispielformulierungen können wie folgt aussehen:

„Um einen guten Einblick in Ihre Vorstellungen zu erhalten, würden wir Sie bitten, sich auf einen ca. fünfminütigen Impuls vorzubereiten, wie Sie eine neue Aktion für die xxx vorbereiten und planen würden. Bitte skizzieren Sie weitere Schritte.“

"Damit wir gut in das Gespräch kommen, würden wir Sie bitten, einen Einstieg vorzubereiten. Beginnen Sie bitte damit, sich und Ihren beruflichen Werdegang vorzustellen."

"Skizzieren Sie uns anschließend kurz, worauf Sie sich in der Tätigkeit freuen. Um Sie besser kennen zu lernen, bereiten Sie doch bitte Ideen für die folgenden Fragen vor: Was bedeutet für Sie Partizipation, auch im Kontext auf die zu besetzende Stelle."

Hinweis: Es kann Sinn ergeben, den Bewerber*innen bereits mit der Eingangsbestätigung die Zeiträume, die für die Bewerbungsgespräche angesetzt sind mitzuteilen. Wichtig ist deutlich zu machen, dass dies noch keiner Einladung zum Bewerbungsgespräch gleichkommt, es ermöglicht jedoch allen Beteiligten eine bessere Planung.